Vom ersten Mandat zu Hunderten Lastschriften pro Woche: wie Schleyer Systemtechnik das Thema Zahlungen abgehakt hat

Schleyer Systemtechnik ist ein IT-Dienstleister, wie es ihn in Deutschland tausendfach gibt und wie ihn der Mittelstand dringend braucht. Netzwerke, Server, Arbeitsplätze, Telefonanlagen, Backup. Die Kunden sind Handwerksbetriebe, Arztpraxen, Steuerkanzleien und kleine Produktionsfirmen. Die meisten haben einen Wartungsvertrag, viele beziehen zusätzlich Lizenzen und Cloud-Dienste über Schleyer.

Das Geschäftsmodell ist gesund: wiederkehrende Umsätze, langfristige Kundenbeziehungen. Das Problem lag woanders. „Wir hatten ein sehr verlässliches Geschäft mit sehr unzuverlässigen Zahlungseingängen“, sagt Lukas.

Jede Rechnung ging per E-Mail raus, Zahlungsziel 14 Tage. Ein Teil der Kunden zahlte pünktlich. Ein großer Teil zahlte, wenn die Buchhaltung beim Kunden Zeit hatte. Und ein kleiner Teil zahlte erst nach der zweiten Erinnerung.

Dazu kam der Abgleich. Auf dem Kontoauszug standen Verwendungszwecke wie „Rechnung März“ oder nur der Firmenname, manchmal drei Rechnungen in einer Überweisung, manchmal ein Teilbetrag. Lukas saß am Monatsende einen ganzen Tag daran, Zahlungen Rechnungen zuzuordnen und die offenen Posten in Lexware Office auf Stand zu bringen.

Die Lizenzen verschärften das. Microsoft und der Distributor wollen ihr Geld am Monatsanfang. Wenn die Kunden drei Wochen später zahlen, finanziert Schleyer die Lizenzen ihrer Kunden vor, jeden Monat aufs Neue.

Lukas hatte zwei Auswege im Kopf. Der eine war eine Teilzeitkraft für die Buchhaltung, die mehr gekostet hätte als ein mittelgroßer Wartungskunde einbringt. Der andere war, Wachstum zu bremsen. „Ab einer bestimmten Kundenzahl hätte jeder neue Vertrag mehr Verwaltung als Gewinn bedeutet“, sagt er. Beides wollte er nicht.

Lastschrift war für Lukas das naheliegende Ziel. Der klassische Weg schreckte ihn ab: eigene Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen, Papiermandate verschicken und einscannen, SEPA-XML-Dateien erzeugen und im Online-Banking hochladen, danach trotzdem jede Buchung von Hand zuordnen. „Damit hätte ich ein manuelles Problem gegen ein anderes getauscht“, sagt er.

Für die Kunden von Schleyer war die Umstellung ein Klick. Sie bekamen eine E-Mail mit Link, haben IBAN und Namen eingetragen, bestätigt. Danach war das Thema für sie erledigt.

Am Monatsersten erstellt Lexware Office die wiederkehrenden Wartungs- und Lizenzrechnungen. Die Kunden bekommen ihre Rechnung per E-Mail und, wie gewohnt bei SEPA, vorab die Ankündigung des Einzugs. Zum Fälligkeitstag zieht SepaHeld alle Beträge über GoCardless ein. Ein paar Werktage später landet die gesammelte Auszahlung auf dem Geschäftskonto.

In der Zwischenzeit hat SepaHeld jede Rechnung in Lexware Office auf bezahlt gesetzt und die Auszahlung samt Gebühren verbucht. Lukas schaut einmal in der Woche ins Dashboard. Meistens gibt es nichts zu tun. Wenn doch, ist es eine einzelne Rücklastschrift, etwa weil ein Kunde die Bank gewechselt hat. Dann geht ein neuer Mandatslink raus, und die Sache ist erledigt.

Projektrechnungen, Hardware und Einzelaufträge laufen über denselben Weg. Für den Kunden mit Mandat ist es egal, ob die Rechnung über 49 € Wartung oder 4.900 € für einen neuen Server lautet.