Die Freigabeschleife beim Kunden. Eine Agenturrechnung geht selten direkt an die Buchhaltung. Sie landet bei der Marketingleitung, die sie prüft, abzeichnet und weiterleitet. Dann folgt der Zahlungslauf, der vielleicht einmal pro Woche stattfindet. Aus 14 Tagen Zahlungsziel werden so schnell 30 bis 45 Tage, ohne dass irgendjemand böse Absicht hat. Bei einer Lastschrift entfällt die Schleife: Das Mandat ist die Freigabe, einmal für die gesamte Zusammenarbeit.
Kosten fallen sofort an, Umsatz kommt später. Freelancer wollen pünktlich bezahlt werden, Software-Lizenzen buchen sich monatlich ab, Mediabudgets gehen in Vorleistung. Eine Agentur mit 25 Retainern à 2.500 € trägt bei 30 Tagen Zahlungsverzug rund 60.000 € Außenstände. Mit Einzug zum Fälligkeitstag schrumpft dieser Betrag auf ein paar Tage Bankenlauf.
Die Rolle bleibt sauber. Wer strategisch berät, möchte nicht gleichzeitig Inkasso betreiben. Mit SepaHeld redet die Geschäftsführung mit Kunden über Ziele, Kampagnen und Ergebnisse. Über Geld wird nur gesprochen, wenn es einen echten Grund gibt, etwa eine Erweiterung des Retainers.
Pauschale und Aufwand auf einer Rechnung. Viele Agenturen kombinieren einen festen Retainer mit zusätzlich abgerechneten Stunden. Mit SepaHeld ist das kein Sonderfall. Eingezogen wird der Rechnungsbetrag, ob er aus MOCO-Stunden, einer Pauschale oder beidem besteht.
