Neue Funktion · Lexware Office
Du wählst, welche E-Mail-Adresse deines Kunden die Mandatsanfrage erhält
Im Lexware-Office-Kontakt eines Kunden stehen oft fünf, zehn oder zwanzig E-Mail-Adressen – von Buchhaltung bis Geschäftsführung. Bisher hat SepaHeld die SEPA-Mandatsanfrage an alle diese Adressen geschickt. Ab sofort wählst du, welche E-Mail-Adresse des Kontakts genutzt wird: alle hinterlegten Adressen oder nur die des Hauptansprechpartners.
Kurz erklärt
In den SepaHeld-Einstellungen wählst du unter „Empfänger der Mandatsanfrage“ zwischen Alle E-Mail-Adressen des Kontakts (Standard) und Nur E-Mail-Adresse des Hauptansprechpartners. Mit der zweiten Option erhält nur der in Lexware Office als primär markierte Ansprechpartner die E-Mail mit dem SEPA-Mandatslink – ebenso wie erneut gesendete Anfragen und Zahlungserinnerungen. Die Funktion ist in allen Tarifen enthalten.
Wichtig: Es geht immer nur um die E-Mail-Adressen des einen Kunden, an den die Rechnung geht. Andere Kunden werden von SepaHeld nie angeschrieben.
Warum diese Funktion?
SepaHeld fordert fehlende SEPA-Mandate automatisch per E-Mail an. Dafür nutzt es die Kontaktdaten aus deiner Buchhaltung. Gerade bei Firmenkunden hängen an einem Kontakt aber oft viele Ansprechpartner: Einkauf, Geschäftsführung, Projektleitung, Assistenz. Die Mandatsanfrage an alle zu schicken hatte drei Nachteile:
- Irritation beim Kunden. Zwanzig Personen erhalten dieselbe Zahlungs-Mail, obwohl nur eine Person das Mandat erteilen darf.
- Unklare Zuständigkeit. Wenn alle angeschrieben werden, fühlt sich oft niemand verantwortlich – das Mandat bleibt liegen, die Rechnung bleibt offen.
- Unnötig viele Empfänger. Zahlungsdaten gehören an die Person, die sich darum kümmert, nicht in zwanzig Postfächer.
Mit der neuen Einstellung landet die Anfrage genau dort, wo sie hingehört – und du behältst die volle Automatik.
Zwei Optionen – du entscheidest
Beispiel: Ein Kontakt in Lexware Office mit vier E-Mail-Adressen, Anna Meier ist als Hauptansprechpartnerin markiert.
Standard
Alle E-Mail-Adressen des Kontakts
- buchhaltung@kunde.de
- anna.meier@kunde.de
- einkauf@kunde.de
- geschaeftsfuehrung@kunde.de
Jede hinterlegte E-Mail-Adresse des Kontakts und aller seiner Ansprechpartner erhält die Mandatsanfrage. Sinnvoll, wenn du nicht weißt, wer beim Kunden zuständig ist.
Neu
Nur E-Mail-Adresse des Hauptansprechpartners
- buchhaltung@kunde.de
- anna.meier@kunde.de
- einkauf@kunde.de
- geschaeftsfuehrung@kunde.de
Nur der in Lexware Office als primär markierte Ansprechpartner wird angeschrieben. Ideal für Firmenkunden mit vielen Kontakten.
So richtest du es ein – in unter einer Minute
Hauptansprechpartner in Lexware Office markieren
Öffne den Kontakt in Lexware Office und markiere den Ansprechpartner, der die Mandatsanfrage erhalten soll, als primären Ansprechpartner. Achte darauf, dass bei ihm eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Einstellung in SepaHeld wählen
Öffne in SepaHeld die Einstellungen. Im Bereich „Empfänger der Mandatsanfrage“ wählst du „Nur E-Mail-Adresse des Hauptansprechpartners“. Die Einstellung wird sofort gespeichert.
Fertig – der Rest läuft automatisch
Ab jetzt gehen neue Mandatsanfragen, erneut gesendete Anfragen und Zahlungserinnerungen nur noch an den Hauptansprechpartner. Auch die Anrede in der E-Mail richtet sich an ihn.
Kein Hauptansprechpartner hinterlegt? Kein Problem. SepaHeld nimmt dann die erste E-Mail-Adresse des Kontakts selbst und – falls auch die fehlt – den ersten Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse. Es wird immer genau eine Person angeschrieben, sofern überhaupt eine Adresse vorhanden ist.
Wofür die Einstellung gilt
| Richtet sich nach der Einstellung? | |
|---|---|
| Automatische Mandatsanfrage bei neuer Rechnung | Ja |
| Mandatsanfrage aus der Kontaktübersicht | Ja |
| Erneut gesendete Mandatsanfrage | Ja |
| Zahlungserinnerungen (Mahnwesen, Premium) | Ja – ohne E-Mail-Adresse im Kontakt greift die Adresse, die dein Kunde beim Mandat bei GoCardless angegeben hat |
| E-Mails nach bestätigtem Mandat | Nein – gehen an die E-Mail-Adresse, die dein Kunde bei GoCardless hinterlegt hat |
| Mandate über die Public Mandate API | Nein – dort gibst du die Empfänger direkt im Request an |
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